Comment choisir son logiciel d'État civil pour les mairies ?

Actes de naissance, projets et actes de mariage, enregistrement des décès… Les missions à effectuer pour l’État civil français sont multiples et chronophages. Pour accompagner les agents dans leurs tâches journalières, les logiciels d’État civil sont essentiels.

Comment savoir lequel correspond à vos besoins ? Découvrez notre guide pour vous accompagner !

Les logiciels d’État civil pour les moyennes et grandes villes

Les grandes villes ont des besoins spécifiques. Souvent communes de naissance, elles font face à plus de demandes en fonction du nombre d’habitants. Le choix du logiciel d’État civil est donc essentiel pour les activités quotidiennes :

• la saisie des actes d’État civil
• ajout de mentions : le mariage, le pacs, le divorce, les changements de nom ou le décès doivent être mentionnés sur les actes de naissance. Avec un logiciel d’État civil, l’ajout de mentions se fait rapidement et dans le respect des normes réglementaires.
• les actes de décès : lorsque les informations concernant le défunt sont présentes dans votre logiciel, il suffit d’ajouter une mention de décès. De plus, si vous disposez également d’un logiciel de gestion de cimetière, les informations concernant lui  sont transmises.

Au-delà de la saisie simplifiée des actes, le logiciel idéal pour les grandes villes doit être connecté aux services de dématérialisation. En effet, en plus de désengorger le service en mairie, il s’agit d’un gain de temps considérable pour les agents et les administrés.

Un logiciel d’État civil relié au portail HubEE

Le portail hubEE permet, via le site service-public.fr, de proposer de nombreux services en ligne aux citoyens :

• copies d’actes d’État civil
• demande de copies de PACS
• recensement citoyen
• réception des certificats de décès

Votre logiciel doit être en mesure d’importer ces informations afin d’en faciliter la saisie et la délivrance.

Un logiciel connecté à COMEDEC

Les actes sont souvent amenés à être échangés entre les mairies. Les logiciels d’État civil reliés à COMEDEC vous permettent d’envoyer ou de récupérer les informations rapidement, sans avoir à passer par un courrier papier.

L’État civil dématérialisé fait partie des priorités pour les moyennes et grandes villes.

Les logiciels d’État civil pour les petites collectivités

Les petites collectivités sont à la recherche d’autres fonctionnalités dans le choix de leur logiciel d’État civil. La plupart du temps, elles sont uniquement communes d’habitation. Cela signifie que les naissances et les mariages sont moins fréquents. Les besoins sont donc différents.

Une base de données informatisée pour l’État civil

Le logiciel d’État civil répertorie les actes concernant les personnes qui naissent, se marient et décèdent dans la ville. Ces derniers sont nécessaires lors de nombreuses étapes de la vie de vos administrés :

• mariage : les époux doivent fournir les actes de naissance
• transaction immobilière
• renouvellement de carte vitale
• renouvellement de passeport

Votre logiciel est une base de données complète et facile d’accès. La recherche d’actes est donc facilitée. Vous êtes à même de trouver les copies intégrales ou extraits à transmettre à vos administrés ou aux instances qui les demandent en quelques secondes (villes de mariage, notaires…)

Gestion de l’État civil des administrés

En tant que commune d’habitation, vous êtes amenés à intervenir pour les actes d’État civil des administrés. Le logiciel d’État civil vous fait gagner du temps pour :

• les tables annuelles et décennales sont réalisées automatiquement : vous n’avez qu’à les imprimer
• Impression de documents multiples : permis inhumation / crémation / certificat d’hérédité / parrainage civil / affichage en mairie
• l’organisation des tâches à faire : le planning du logiciel Siècle vous informe des bans à publier ou retirer, des échéances de changement de nom, des mariages à effectuer…
• gestion des livrets de famille
• gestion des PACS
• gestion des parrainages civils…

Le logiciel d’État civil pour les petites collectivités vous fait gagner un temps considérable. Si vous êtes seul(e) sur une commune ou si vous travaillez dans plusieurs mairies, vous disposez d’un outil ergonomique pour vous accompagner.

Choisissez le logiciel d’État civil Siècle

Le logiciel Siècle est idéal quelle que soit la taille de votre commune. Sa polyvalence et sa richesse vous permettent de réaliser l’ensemble de vos tâches.

• de nombreux contrôles à la saisie pour empêcher les erreurs : si certains champs obligatoires ne sont pas remplis, l’acte ne peut être validé ou imprimé.
• la base d’édition personnalisable contenant plus de 120 documents personnalisables pour tous vos besoins d’impression une fois l’acte saisi.
• recherche intuitive : cherchez les actes via le nom d’un des parents, le numéro de l’acte, la périodicité, le type d’actes ou bien encore avec une faute dans le nom.
• multitâches : commencez la saisie de plusieurs documents sur les différents onglets du logiciel pour gagner en efficacité lorsque vous êtes seul(e) en mairie.

Vous bénéficiez également d’une assistance métier et technique, pour vous permettre de vous concentrer sur votre activité et de gagnez du temps au quotidien.