Logitud s’occupe de la digitalisation des trois cimetières de la ville de Cambrai. Découvrez l’interview croisée du DSI de Cambrai et de l’équipe digitalisation sur ce projet de grande envergure.
Quelle était la situation de la Ville de Cambrai concernant la gestion des cimetières ?
CAMBRAI : « La ville compte 3 cimetières. La gestion était uniquement faite sur supports papier, entièrement manuelle. Cette gestion était chronophage et peu réactive.
Il pouvait avoir des différences entre les supports papier établis au sein des cimetières et ceux produits au service des cimetières de l’hôtel de ville. »
Quel était le projet d’évolution et d’amélioration de sa gestion ?
CAMBRAI : « Il y avait une volonté de mettre en place une gestion centralisée, simplifiée et transparente pour le pôle administratif et les techniciens des cimetières. Un souhait également d’amener une communication améliorée pour les partenaires et les administrés, pouvoir simplifier la gestion administrative, y apporter une réactivité et un suivi approfondi.
L’objectif était de mettre en place un réel outil de gestion. »
Quel est l’ampleur du projet ?
CAMBRAI : « la Ville de Cambrai compte 3 cimetières pour 15 000 concessions. »
LOGITUD : « ce projet, débuté en octobre 2021, a demandé l’intervention de 4 personnes du service de digitalisation entièrement dédiées au projet. Trois personnes ont été chargées de la saisie des fiches de concessions et des défunts. Nous avons également dédié un dessinateur pour l’élaboration des différentes cartographies à partir de relevés terrain. Après 8 mois de travail, environ 15 000 concessions ont été retranscrites sur les plans. Le projet en quelques chiffres :
- 32 347 défunts intégrés au logiciel
- 17 232 documents scannés intégrés au logiciel
- 13 440 concessions dessinées
Quelles ont été les différentes étapes ?
LOGITUD :
- » Dans un premier temps, une réunion de démarrage du projet et un audit du besoin du client ont été réalisés avec les équipes en mairie. Cela nous a permis également de comprendre le fonctionnement interne pour la gestion des cimetières. En parallèle, nous nous sommes rendus dans les cimetières afin d’établir leur réelle emprise et comprendre leur structuration. Nous avons également récupéré les supports papier en vue de la création des cartographies. Cela nous a permis également de poser et définir notre relation de proximité avec le client.
- Ensuite, deux déplacements ont été planifiés pour la numérisation des documents au service cimetière de la mairie.
- Élaboration des cartographies intégrables au logiciel Éternité, avec à chaque fois des échanges pour validation et ajustement.
- Saisie des informations présentes sur les documents en vue de leur exploitation et leur intégration.
- Plusieurs réunions de travail avec les équipes (mairie) ont été faites pour vérifier et valider des données avant intégration dans le logiciel ETERNITE. Un autre service est intervenu dans le projet, il est important de le citer, il s’agit du service de reprise des données. Son rôle est crucial pour le projet : il réalise une deuxième vérification des données avant l’intégration, ce qui permet d’éviter les doublons éventuels. Le plan est adapté techniquement pour être intégré dans le logiciel. »
Pour quelles raisons avez-vous choisi la société Logitud pour le projet d’informatisation du cimetière ?
CAMBRAI : « La solution proposée répondait le mieux à nos attentes, elle présentait une facilité d’intégration avec l’existant. La reprise de nos données sur supports papier était garantie. L’intégration de ces données a été réalisée dans une cartographie particulièrement accessible, performante et qui permet d’aller directement à l’information souhaitée et recherchée.La solution offre également des garde-fous intéressants quant à l’application de la législation funéraire.
La partie gestion de la régie est particulièrement fonctionnelle et permet de mettre en place des automatismes intéressants et facilitants les tâches du quotidien, de même pour la gestion des travaux… »
Quelles ont été les principales difficultés du projet ?
LOGITUD : « La principale difficulté résidait dans les différentes sources cartographiques. Ces dernières comportaient des sources papier réparties par compartiments bien structurés et définis pour la plupart. Néanmoins, pour certains secteurs la répartition des compartiments n’était plus structurée et les supports existants de plus en plus dégradés voir inexploitables.
Un relevé terrain a été effectué afin de vérifier la corrélation des informations mises à jour sur les différents supports.
Une participation active de la commune nous a permis également d’avoir les éléments de réponse afin d’établir une base cartographique à l’échelle et à jour. »
Quels ont été les points positifs du projet ? Qu’avez-vous appris grâce à ce projet ?
LOGITUD : « La mise en place d’une réelle relation de confiance et participative avec le client, ce qui a permis une gestion efficace du projet. De plus, ceci a permis l’apport d’une solution globale pour la collectivité leur permettant une gestion plus efficace des cimetières. »
Comment se passe sa réalisation ? Où en êtes-vous ?
CAMBRAI : « une planification de l’exécution du projet a été mise en place en concertation entre les responsables de la gestion des cimetières et les différents intervenants de Logitud.
Une grande disponibilité et un fort soutien de la part des techniciens ont permis une évolution régulière et les délais sont respectés.
Actuellement un des 3 cimetières a été intégré et l’accès à sa cartographie est fonctionnel, un deuxième est en cours d’intégration. »
Notre formateur est intervenu par la suite pour former les agents sur le logiciel et la cartographie. L’intervention s’est réalisée en deux groupes sur une durée de 4 jours. Une journée de formation destinée aux administrateurs du logiciel a été réalisée, ainsi qu’une journée d’accompagnement au démarrage des utilisateurs.
Êtes-vous satisfait de l’intervention de l’équipe de digitalisation de Logitud ?
CAMBRAI : « L’équipe de technicien est particulièrement efficace, compétente et disponible. Ils font preuve d’une grande expérience et ont vite saisi la complexité de notre projet. Notre service est systématiquement sollicité pour toute prise de décision ou validation. Une communication aisée a été vite mise en place et facilite le développement de notre projet. »
Articles relatifs
